Vedtekter
Vedtekter for Sarpsborg Musikkråd
Oppdatert etter årsmøte 20. mars 2019.
Sarpsborg Musikkråd ble stiftet 2. mai 2011 og er en fortsettelse av tidligere Sarpsborg Sang- og Musikkforum, og er partipolitisk nøytralt.
§ 1 FORMÅL
Sarpsborg Musikkråd er lokalt ledd av Norsk musikkråd (NMR) og Musikkens studieforbund (MSF).
Sarpsborg Musikkråd skal være et samarbeids- og interesseorgan for å fremme musikklivet i Sarpsborg kommune ved å:
a. bidra til samarbeid mellom medlemslagene,
b. samarbeide med andre organisasjoner, institusjoner og kommunale myndigheter som driver og/eller organiserer musikkaktiviteter og andre kulturaktiviteter,
c. være en pådriver for å belyse og løse aktuelle utfordringer for medlemslagene og musikklivet i kommunen,
d. være en pådriver for og bidra til økt kunnskap og kompetanse i medlemslagene,
e. gjennomføre fellestiltak til beste for musikklivet i kommunen.
For Sarpsborg Musikkråd er alle musikksjangre likeverdige og omfattes av fellesskapets oppmerksomhet og omsorg.
§ 2 MEDLEMSKAP
Lokale organisasjoner/lag som er medlem i en landsomfattende organisasjon som er medlem i NMR eller MSF er medlem i Sarpsborg Musikkråd.
Organisasjoner/lag som slutter seg til formålsparagrafen i Sarpsborg Musikkråds vedtekter, kan bli medlemmer i Sarpsborg Musikkråd. Organisasjonens/lagets ledelse skal være valgt av medlemmene.
Virksomheter under offentlig forvaltning som slutter seg til formålsparagrafen kan bli medlem av musikkrådet.
Felles for alle som ønsker medlemskap i Sarpsborg Musikkråd er at de må være registrert i Enhetsregisteret. Styret i Sarpsborg Musikkråd kan likevel etter særlig vurdering velge å frita enkelte medlemmer fra dette kravet, f.eks. musikklinjer ved videregående skoler i Sarpsborg.
Inn- og utmelding skal skje skriftlig. Medlemskap må sies opp senest 31.12 året før medlemskapet opphører.
Styret kan avslutte medlemskap til medlemslag som ikke har betalt medlemskontingent siste 2 år.
§ 3 ORGANISASJON
Sarpsborg Musikkråd er Norsk musikkråds og Musikkens studieforbunds organisasjonsledd i kommunen, og lokalt ledd av Østfold musikkråd.
§ 4 ÅRSMØTET
Årsmøtet er Sarpsborg Musikkråds høyeste myndighet og holdes hvert år innen utgangen av mars.
§ 4.1 Representasjon og rettigheter
Hvert medlemslag har 1 delegat til årsmøtet.
Hver delegat har en stemme.
Styret kan invitere observatører/gjester til årsmøtet.
§ 4.2 Innkalling og sakspapirer
Innkalling til ordinært årsmøte sendes ut 6 uker før årsmøtet holdes.
Forslag som ønskes behandlet, må være sendt styret senest 4 uker før årsmøtet.
Sakspapirer sendes medlemmene senest 2 uker før årsmøtet.
§ 4.3 Dagsorden for årsmøtet
Årsmøtet skal:
a. Godkjenne delegatenes fullmakter
b. Godkjenne innkalling, saksliste og forretningsorden
c. Velge møtedirigent(er) og referent(er)
d. Velge to protokollunderskrivere
e. Behandle årsmelding
f. Behandle revidert regnskap
g. Behandle innkomne saker
h. Foreta valg av:
Leder - velges for ett år
Nestleder - velges for to år
Kasserer - velges for to år
Sekretær - velges for to år
Ett til tre styremedlemmer - velges for to år
Tre medlemmer til valgkomité hvorav en skal komme fra styret - velges for to år med overlapp slik at ikke samtlige byttes ut samtidig.
To revisorer
Én representant til Sarpsborg Kulturråd - velges for ett år
Alle valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag eller hvis noen forlanger det.
§ 4.4 Ekstraordinært årsmøte
Styret innkaller etter vedtak med minst en måneds varsel til ekstraordinært årsmøte dersom minst 1/3 av medlemmene forlanger det. Styret kan innkalle til ekstraordinært årsmøte hvis minst 4 av styrets 5 medlemmer krever det.
Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle de saker som er satt opp i innkallingen til møtet.
§ 5 STYRET
§ 5. 1 Sammensetning
Styret består av leder, nestleder, kasserer, sekretær og ett til tre styremedlemmer.
§ 5.2 Mandat og oppgaver
Styret skal:
a. Lede rådet i perioden mellom årsmøtene
b. Forvalte rådets midler i tråd med kriteriene i § 5.3
c. Iverksette årsmøtets vedtak
d. Oppnevne nødvendige utvalg
e. Oppnevne representanter til aktuelle organisasjoner/ kommunale organer
f. Innkalle til medlemsmøter ved behov
g. Utarbeide årsmelding og regnskap
h. Utarbeide retningslinjer for valgkomiteen
Styret er beslutningsdyktig når leder eller nestleder og to styremedlemmer er til stede. Ved stemmelikhet har lederen dobbelstemme.
§ 5.3 Kriterier for tildeling av tilskudd til medlemmer
Alle medlemmer i Sarpsborg Musikkråd kan søke om tilskudd til sine arrangementer. Tildeling av tilskudd avgjøres ut fra følgende kriterier:
a. Midler disponert av Sarpsborg Musikkråd skal i størst mulig grad kanaliseres ut til de enkelte medlemslag eller til tiltak som alle medlemslag kan nyte godt av.
b. Det skal normalt ikke gis tilskudd til arrangementer eller ordninger som dekkes av Sarpsborg kommunes generelle tilskuddsordninger. Dette kan likevel fravikes dersom samlet arrangementsresultat viser underskudd.
c. Det gis ikke tilskudd til vanlige konserter og seminarer.
d. Konserter og seminarer samt andre tiltak som har kreative og nye løsninger samt rekrutteringsverdi kan støttes. Herunder fellestiltak for flere medlemskorps/-kor.
e. Arrangement for Sarpsborgs borgere i form av for eksempel "ad hoc" eller "høytidsoppdrag" i byen eller på institusjoner kan søke støtte til dekning av dirigentkostnad med inntil kr. 1 500,-. En forutsetning er at arrangementet er åpent for alle og har gratis adgang. Det legges videre til grunn at arrangementet har en varighet på minimum 40 minutter. Det skal normalt ikke deles ut slikt tilskudd til flere enn ett arrangement pr. dag.
§ 5.4 Honorar til styremedlemmer og andre
a. Medlemmer i Sarpsborg Musikkråds styre honoreres for deltagelse i egne styremøter, samt i eksterne møter der de representerer Sarpsborg Musikkråd. Honoraret er for driftsåret 2015 kr. 200,- pr. møte. Satsen skal følge utviklingen i gjeldende beløpsgrenser for skattefrie utbetalinger i frivillige og ideelle organisasjoner. For 2015 er beløpsgrensen kr. 8000,-.
b. Styret kan vedta å honorere prosjektledere. Prosjektledere kan være styrets medlemmer eller eksterne personer som styret oppnevner. Dersom prosjektlederen er en av styrets medlemmer skal vedkommende ikke delta i behandlingen av prosjektlederhonoraret.
c. Styrets medlemmer kan i spesielle tilfeller få dekket tapt arbeidsfor-tjeneste etter dokumentasjon, når vedkommende representerer Sarpsborg Musikkråd innenfor normal arbeidstid.
§ 6 ENDRINGER I VEDTEKTENE
Endring i vedtektene kan bare skje på ordinært årsmøte.
Til gyldig vedtak kreves 2/3 stemmeflertall.
Endringene i vedtektene skal sendes Østfold musikkråd til orientering.
§ 7 OPPLØSNING
Forslag om oppløsning av Sarpsborg Musikkråd behandles på ordinært årsmøte. Begrunnet forslag må være sendt styret i Sarpsborg Musikkråd og alle medlemmer minst 4 måneder før årsmøtet. Til oppløsning kreves ¾ stemmeflertall.
Vedtak om oppløsning skal oversendes Østfold Musikkråd og Sarpsborg kommune. Disponible midler overføres Sarpsborg kommune som ivaretar disse inntil nytt råd kan etableres.