4 - Rapporter datoer og fremmøte

Åpne rapportskjemaet for redigering

Når du har fått vedtak fra oss i epost om at kurset er godkjent, blir rapportskjemaet tilgjengelig som en oppgave på forsiden når du har logget inn, og du kan gå i gang med å legge til deltakere og registrere frammøte. Husk at det kun skal rapporteres reelle datoer med faktisk fremmøte. Du kan gå inn og ut av rapportskjemaet så mange ganger du ønsker. Noen liker å registrere fremmøte hver uke, andre samler det opp til en større økt. Logg inn her.

Hvor er rapporten min?

Når man logger seg inn første gang etter at søknaden er godkjent, ligger kurset på forsiden som en oppgave med et skjema som kan redigeres. Hvis du roter deg vekk underveis ( det er lett for), og ikke finner igjen rapporten, husk at du alltid vil finne den igjen i toppmenypunktet som heter "Oppgaver". Hvis du ikke ser "Oppgaver" kan det være at nettleservinduet ditt er så lite at du kun ser en hake. Da kan du trykke på denne haken og finne oppgavene dine. Finner du ikke noen hake heller i toppfeltet på startsiden må du utvide nettleservinduet, for da er det så smalt at punktet har forsvunnet. Beklager hvis dette skaper problemer. TIPS: Du kommer alltid tilbake til forsiden ved å trykke på den oransje logoen oppe i venstre hjørne.

Hvordan registrerer jeg øvingsdatoer?

Etter at du har lagt inn deltakerne (se veiledning) går du til avsnittet like under der det står "Registrer fremmøte" med bittesmå bokstaver, under der står det "DELTAKER / DAG OG TIMER", og like til høyre er knappen du skal bruke i form av en firkant med et +symbol på. Trykk på knappen og legg til dagene en og en.
- Ikke la deg forvirre av det som står om Excel - det virker fortsatt ikke, og hvorfor gjøre det vanskelig når det er så lett å registrere dager? Legg øvings- og konsertdatoene inn én og én ved å trykke på knappen med +tegn på.

Registrer fremmøte, også på lærer

Når du har fått vedtak fra oss i epost om at kurset er godkjent, blir rapportskjemaet tilgjengelig, og du kan gå i gang med å legge til deltakere, og legge inn datoer med frammøteregistrering. Du kan legge inn alle datoene på starten av semesteret og føre fremmøte på hver øving hvis du vil - kjekt med alt som er gjort!

Telling av timer

Vi teller kun hele og halve timer i dette systemet. Det skal derfor rundes av mot nærmeste halve time - 1 time og 10 minutter må altså rundes ned til 1 time, mens 1 time og 15 minutter rundes opp til 1 time og 30 minutter. (Korrigert desember 2022)

Rapporter før skjemaet stenges

Det er viktig å rapportere innen fristen, ellers vil skjemaet lukke seg. Skulle det likevel skje, må du ta kontakt med saksbehandler via meldingsmuligheten inne i selve kurset, forklare årsaken, og be om å få åpnet rapporten igjen. Dette er en del av saksbehandlingsrutinen, og vi har ikke anledning til å svare på telefoner om dette. Hvis det viser seg at du har satt for tidlig sluttdato da du søkte, kontakt oss så snart som mulig gjennom kurset, så vi kan utvide rapportfristen, og du kan legge inn flere øvings- eller konsertdatoer.

Digital undervisning krever lærer

Elektroniske timer gjelder kun kurs med lærer. Band kan altså ikke rapportere dette, heller ikke stemme- og instrumentgrupper som øver uten lærer. Ikke legg stemmeøvinger inn i felleskurset - disse skal ha egen søknad og egen studieplan.

Konsert kan legges inn som vanlig dato

Husk også å telle med ev. konserter og fremføringer hvis studieplanen åpner for dette, samt skrive inn repertoar (spilleliste). Husk å legge inn dato for konsert, og registrer fremmøte på denne. Det godkjennes kun 3 timer per konsert. Les mer under timetall og øvingslengde. Det etterspørres ikke lenger opplysninger om hvor konserten(e) foregikk (nytt vår 2022).

Minst 4 timer

Husk at det nå godkjennes kurs på bare 4 timer per semester, med minst fire deltakere, les regelverket om du trenger mer info om fremmøteprosent mm.

Fremmøte også på lærer

Husk at fra 2021 skal det også registreres fremmøte på lærer.

Endre / slette dato fra rapportskjema

Har du fått inn samme dato to ganger, eller vil du endre på klokkeslett, timetall eller med/uten lærer, trykk på datoen - den er en knapp som åpner et dialogvindu der du kan endre eller slette.

Rapportfrist

Kurs får en automatisk rapportfrist 3 uker etter sluttdato. Avsluttet kurs skal rapporteres så snart som mulig, og det vil komme melding fra systemet når sluttdato nærmer seg. Hvis det viser seg at du har satt for tidlig sluttdato da du søkte, kontakt oss så snart som mulig via portalen, så vi kan utvide rapportfristen, og du kan legge inn flere øvings- eller konsertdatoer.

Last ned veileder

Rapportere kurs i ny portal - trykk her.

Spørsmål til kurset?

Er det ting du ikke finner på veiledningssidene eller i veilederne, kontakt oss ved å sende melding direkte via portalen (ikke via telefon eller vanlig epost) - dette er del av saksbehandlingen som skal dokumenteres.

Utbetaling

Utbetaling av tilskuddet kommer etterskuddsvis inn på konto i løpet av april og november hvis kurset er rapportert innen gjeldende frist.

Avlysning av kurs?

Må du avlyse - les her for prosedyrer og mer info.

Husk også å søke for neste semester

Husk å opprette nytt kurs straks du har sendt i rapporten - det skal søkes før aktiviteten starter.

Til "gamle" søkere: Fra og med våren 2021 er KursAdmin nedlagt, og vi har fått en ny portal. På disse sidene ligger det veilednining som skal hjelpe deg inne i søknadsportalen. Lykke til!