Tips og råd til digitale årsmøter

Som følge av koronasituasjonen, kan organisasjoner og foreninger beslutte å ikke avholde årsmøter med fysisk oppmøte, men heller gjennomføre årsmøtet digitalt. I denne artikkelen blir ulike råd for gjennomføring av et digitalt årsmøte gjennomgått.

Kan vi avholde et digitalt årsmøte?

Å gjennomføre årsmøtet digitalt, er i utgangspunktet ikke annerledes enn å avholde for eksempel et styremøte som videomøte/videokonferanse. En del organisasjoner har vedtekter som fastslår at årsmøter skal skje ved fysisk oppmøte. 23. mars 2020 sendte regjeringen forskrift om unntak fra reglene om fysisk møte mv. i aksjeloven og allmennaksjeloven, samvirkeloven, selskapsloven og stiftelsesloven med hjemmel i koronaloven på høring. Forskriften ble vedtatt i statsråd 27. mars og er nå trådt i kraft.

Det er ingen egen lov som regulerer drift av frivillige organisasjoner, og derfor er det ikke noen egen forskrift med unntak for frivillige organisasjoner. Stiftelser reguleres av stiftelsesloven, men de fleste frivillige organisasjoner er organisert som foreninger. I Frivillighet Norges arbeid med godt styrearbeid har prinsippet i flere år vært at aksjeloven er en rettesnor for god drift av foreninger. Det vil si at aksjelovens bestemmelser også gjelder for foreninger, der disse bestemmelsene passer. Frivillighet Norge legger dette til grunn også nå og mener derfor at disse nye forskriftene åpner for at frivillige organisasjoner kan avholde styremøter og årsmøter uten fysisk oppmøte.

Organisasjoner kan avholde digitale styremøter hvis styreleder bestemmer det, og digitale årsmøter hvis styret bestemmer det. Et digitalt møte må imidlertid overholde vedtektenes krav til innkalling, referat og lignende. Den digitale plattformen møtet avholdes på, må gi delegatene de samme rettighetene og like gode muligheter til å delta som i et fysisk møte. En juridisk utredning fra advokatselskapet Nordhus & Aarø bestilt av Norsk Musikkråd utdyper dette:

«En forutsetning vil da være at det er mulig for foreningens medlemmer å faktisk delta på møtet. I dette ligger både et krav til at medlemmene har den nødvendige teknologien tilgjengelig og at de har de nødvendige forutsetningene for å kunne ta dette i bruk. Medlemmer må også ha tale- og stemmerett i samsvar med foreningenes vedtekter

Se også: Gratis løsning fra OBOS for digitale årsmøtevedtak

Turned on macbook 3205403 Foto cottonbro Pexels1

Hvilke løsninger finnes?

Det finnes mange løsninger for videokonferanser, og det kan være vanskelig å vite hvilken av løsningene som fungerer best. Et viktig argument er å benytte et system som de som har det praktiske ansvaret for gjennomføringen kjenner og er komfortable med.

Norsk musikkråd har god erfaring med Zoom (som kan ha opptil 1000 deltakere) og Teams (som kan ha opptil 250 deltakere).

- Zoom: Hjelpesider
- Microsoft Teams: Hjelpesider

OBOS og Unfold har lansert digitaleårsmøter.no, en gratis løsning for alle frivillige lag og foreninger. Den kan du lese mer om her.

Når man tar i bruk nye digitale hjelpemidler er det viktig at man vurderer sine krav til personvern og om de tjenestene man velger oppfyller de kravene.

Hvis du i tillegg skal ha avstemming kan du bruke appen Polly eller Forms i Teams for å sikre at alle kan stemme anonymt, men at det kun er deltakerne som får stemme og at de kun få stemme en gang hver.

Til sist er det som alltid viktig å tenke på hvordan man best kan legge til rette for at personer med forskjellige funksjonsnedsettelser kan delta på lik linje med alle andre. Vårt råd her er å være åpne om at man kan tilrettelegge og hvis noen ønsker det, så prøver dere sammen å finne en så god løsning som mulig.

Før årsmøtet

På samme måte som ved fysiske møter er det en del praktiske ting det er viktig å vurdere ved gjennomføring av digitale møter.

For å lese teksten i feltene, trykk på plusstegnet.

Disse rådene bygger på veiledningen til våre venner i Norges idrettsforbund, som har gitt oss tillatelse til å benytte denne.

Hvem treffer en beslutning om å gjennomføre et digitalt årsmøte?

Styret er høyeste myndighet mellom årsmøtene. Det betyr at det er styret som må beslutte om det skal gjennomføres et digitalt årsmøte, og hvilke tekniske løsninger som skal benyttes. Dette kan skje ved et ordinært styrevedtak.

Styret kan fatte vedtak enten ved fysiske møter, eller gjennom skriftlig møte eller fjernmøte (f.eks. en telefonkonferanse).

Hva bør styret vurdere når det skal beslutte om det skal avholde et digitalt årsmøte?

Styret må foreta en avveining av behovet for å avholde et digitalt årsmøte, med de fordeler og utfordringer det gir, opp mot gjennomføring av et årsmøte som normalt, eventuelt en utsettelse av årsmøtet. Momenter i denne vurderingen kan f.eks. være:

  • Antall medlemmer. Dersom laget/foreningen har mange medlemmer og det normalt kommer mange på årsmøtet, kan det være vanskelig å gjennomføre et digitalt årsmøte på en forsvarlig måte.
  • Er det behov for å avholde årsmøtet nå, eller kan man avvente og vurdere situasjonen på nytt i april eller mai for å vurdere om det lar seg gjennomføre senere? Vanligvis skal det innkalles til årsmøte med minst én måneds varsel. Dette innebærer at styret senest i første halvdel av mai må ta stilling til, og eventuelt innkalle til et årsmøte, enten det skal gjennomføres fysisk eller digitalt.
  • Foreligger det offentlige restriksjoner i adgangen til å gjennomføre fysiske møter, som innebærer at laget/forening ikke lovlig vil kunne avholde et fysisk årsmøte før restriksjonene oppheves?
  • Bør møtet deles i to, slik at kun de nødvendige sakene behandles på et digitalt årsmøte, mens resten utsettes til en kan avholde et fysisk årsmøte senere?
  • Har medlemmene tilgang på utstyr som er nødvendig for å delta digitalt, eventuelt har organisasjonsleddet utstyr tilgjengelig som medlemmer kan benytte seg av, eller kan det eventuelt fremskaffes?
Hvem skal beslutningen kommuniseres til, og hvordan bør dette skje?

Styret bør informere medlemmene i laget/foreningen straks vedtaket er fattet. Styret bør bruke vanlige kommunikasjonskanaler. Dersom informasjon vanligvis blir kunngjort til medlemmene på lagets hjemmeside, og/eller på e-post direkte til medlemmene, vil dette være en god måte å kommunisere beslutningen på.

Hvordan innkalles det til et digitalt årsmøte?

Årsmøtet innkalles av styret innen den fristen som fremgår av vedtektene til laget/foreningen. Innkallingen skal enten skje direkte til medlemmene pr. post eller e-post, eller på en annen forsvarlig måte (f.eks. kunngjøring i pressen eller på hjemmesiden til laget).

Innkallingen skal inneholde alt som en ordinær innkalling skal inneholde, men må suppleres med opplysninger om at årsmøtet skal gjennomføres digitalt, hvordan medlemmene kan delta, og eventuelt andre forhold som vil få betydning for avholdelsen av det digitale årsmøtet.

I tillegg til det vanlige innholdet i innkallingen, må innkallingen inneholde følgende informasjon:

Påmelding til årsmøtet

Det bør være en påmelding til årsmøtet. Et årsmøte skal være åpent for alle medlemmene. Formålet med en påmelding er at styret får en oversikt over forventet antall deltakere.

Alle som ønsker å delta på årsmøtet bør derfor melde seg på og registrere sin e-postadresse innen en bestemt frist. Det må fremgå tydelig av innkallingen hvilke krav som stilles til påmelding, og informeres om en påmeldingsfrist. For å opprette en påmelding til årsmøtet, kan f.eks. Google Forms eller JotForm benyttes. Der sender de som ønsker å være med på årsmøtet inn sin påmelding. Lenke til påmeldingen bør legges inn i innkallingen. Se forslag til mal for innkalling nedenfor.

Forslag, spørsmål, benkeforslag mv. bør sendes inn på forhånd

Av hensyn til gjennomføringen, bør styret i innkallingen henstille til at de medlemmer som har spørsmål, kommentarer, endringsforslag eller forslag til saker ut over de som fremgår av saksdokumentet, om å oversende disse til styret på e-post før årsmøtet. Man kan ikke avskjære spørsmål eller alternative forslag under årsmøtet, men kjennskap til dette på forhånd vil lette gjennomføringen, og vil bidra til en bedre behandling av sakene på årsmøtet.

Det samme gjelder dersom det fremmes andre kandidater til tillitsverv enn de som fremgår av valgkomiteens innstilling (benkeforslag). I så fall skal det gjennomføres en skrift avstemming. Norges idrettsforbund har utarbeidet en bruksanvisning for hvordan en skriftlig avstemming kan gjennomføres.

Forslag til mal for innkalling til et digitalt årsmøte

En mal for innkalling til et digitalt årsmøte finner du her.

Påminnelse senest to dager før årsmøtet

Senest to dager før møtet bør medlemmene få en e-post, der informasjonen gitt i innkallingen gjentas med lenke til påmelding, samt til selve årsmøtet.

I påminnelsen bør styret be om at forslag og kommentarer til saklisten/saksdokumentene så langt det er mulig sendes inn på forhånd. Det vil f.eks. kunne være spørsmål til saklisten, spørsmål til gjennomføringen, ev. benkeforslag som vil gjøre hemmelig votering nødvendig osv.

Hva gjør styret hvis det får tilbakemelding fra medlemmer på at de ikke vil ha et digitalt årsmøte, men heller vil utsette årsmøtet?

Styret bør gjennomgå tilbakemeldingene og vurdere om det digitale årsmøtet skal gjennomføres som planlagt, om det er saker årsmøtet bør utsette til et fysisk årsmøte, eller om årsmøtet bør utsettes inntil videre. Dersom det foreligger forslag om å utsette det digitale årsmøtet, kan årsmøtet stemme over dette ved åpningen av årsmøtet.

Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet

Alle medlemmer har forslagsrett til årsmøtet. Det samme har foreningen/lagets styre og de komiteer/utvalg som er gitt forslagsrett i lagets egen lov.

Saker som et medlem ønsker behandlet på årsmøtet, må sendes til styret senest to uker før årsmøtet. Forslagene skal sendes til den adressen/e-postadressen som er oppgitt i innkallingen. Styret må sørge for at alle saker et medlem ønsker å få behandlet, og som er fremmet innen utløpet av fristen, fremmes for årsmøtet. Styret har ikke anledning til å unnlate å inkludere forslag styret misliker, er uenig i eller mener ikke er egnet for behandling av årsmøtet. Dersom et slikt forslag foreligger bør styret ta kontakt med forslagsstiller og gjøre sine innsigelser kjent, slik at forslagsstiller kan ta stilling til om vedkommende ønsker å trekke forslaget. Trekkes forslaget skal det ikke inkluderes i saksdokumentene. Dersom forslaget ikke trekkes kan styret i saksdokumentene i tilknytning til den enkelte saken, uttrykke sin oppfatning av forslaget, og hvorfor det ev. ikke bør behandles eller vedtas. Dersom det skulle komme inn forslag som er av en slik art at det kan innebære et lovbrudd om styret inkluderer forslaget i saksdokumentene, f.eks. at forslaget inneholder sjikane eller utlevering av personopplysninger, har styret anledning til å unnlate å ta med forslaget i saksdokumentene. I slike tilfeller bør Norsk musikkråd kontaktes for bistand.

Forslagsfristen er ment å gi styret i idrettslaget tilstrekkelig tid til å gjennomgå alle innkomne forslag og samordne disse blant forslagsstillerne, f.eks. dersom det er flere likelydende forslag eller forslag innenfor samme temaer. Forslagsfristen gjelder ikke for styrets egne forslag. Styret kan fremme forslag frem til saklisten og saksdokumentene skal tilgjengeliggjøres for medlemmene, se nedenfor.

Saksliste og saksdokumenter

Fullstendig sakliste med alle saksdokumenter, herunder valgkomiteens innstilling, skal være gjort tilgjengelig for medlemmene innen den frist som er angitt i egen lov, som senest kan være én uke før årsmøtet. Styret kan velge hvordan dokumentene skal gjøres tilgjengelig for medlemmene. Dette kan f.eks. skje ved at dokumentene sendes til alle medlemmene i post/e-post, eller at dokumentene kopieres opp og legges tilgjengelig i lagets lokaler. Det mest praktiske er imidlertid at dokumentene gjøres tilgjengelige på lagets egen hjemmeside. I så fall må det informeres om dette allerede i innkallingen, slik at medlemmene er gjort oppmerksom på at de må sjekke lagets hjemmeside. På grunn av personvern, eller andre særegne forhold, kan det være at ikke alle dokumenter til årsmøtet bør legges ut på hjemmesiden.

Dersom dokumentene legges ut på lagets hjemmeside, må det skje på en måte som gjør det enkelt for medlemmene å finne frem til dokumentene. Det anbefales at det i innkallingen er lenket direkte til siden der dokumentene vil bli lagt ut.

Test av systemet før årsmøtet

Styret bør ha gjennomført et «testmøte» i forkant av årsmøtet. Den foreslåtte ordstyreren bør delta på testmøtet. De som har meldt seg på, bør inviteres til å delta.

Styret bør også vurdere om det skal gjennomføres ett eller flere testmøter med medlemmene, ev. starte årsmøtet med noen tester, slik at alle er sikre på hvordan de bruker de ulike funksjonene. Dette vil også bidra til at eventuelle tekniske problemer hos kan utbedres til årsmøtet. Under testmøtene bør en gjennomgå hvordan en ber om ordet, og hvordan det avgis stemme, og forsikre seg om at deltakerne kan kommunisere med hverandre.

Under årsmøtet

Oppstart av årsmøtet

Nedenfor følger en kronologisk gjennomgang av de saker som skal behandles på årsmøtet. Dersom årsmøtet ikke gjennomføres i samsvar med den saklisten årsmøtet har godkjent, f.eks. ikke avholder valg, er utgangspunktet at styret må innkalle til et såkalt «fortsettende årsmøte».

Som følge av den nåværende situasjonen, kan årsmøtet deles i to deler, dvs. på forhånd bestemme at deler av årsmøteoppgavene tas på det første møtet, mens øvrige deler tas på det neste møtet. Den ene delen kan avholdes digitalt, mens den andre delen avholdes som et fysisk møte senere. Dette vil ikke være å anse som et fortsettende årsmøte, men to separate årsmøter.

Åpning av årsmøtet

På angitt klokkeslett åpner styreleder møtet, og beskriver at styreleder vil gjennomgå de påmeldte deltakerne for å tilrettelegge for at årsmøtet kan godkjenne de stemmeberettigede medlemmene, og si at møtet deretter vil bli ledet av den ordstyrer som årsmøtet velger. Se nærmere om godkjenning av de stemmeberettigede medlemmene nedenfor.

Styreleder må innledningsvis gjøre rede for hvordan det skal kommuniseres i systemet, hvordan medlemmer skal be om ordet, hvordan forslag skal fremmes osv. slik at alle kjenner til og er enige om en forsvarlig og god gjennomføringsmåte.

Veileder til den som skal lede årsmøtet

Generelt

Alle årsmøter må velge en ordstyrer, dvs. en som leder møtet. Det er styreleder som leder møtet inntil årsmøtet har valgt en ordstyrer. Både styreleder og ordstyreren bør sette seg godt inn i denne informasjonen i forkant av årsmøtet. Det samme gjelder øvrige styremedlemmer.

Fordeling av ulike oppgaver

Det anbefales at styret fordeler bestemte oppgaver mellom seg.

  • En person må ha ansvaret for å fremvise dokumenter.
    • Saksdokumentene må fremvises for medlemmene.
      De fleste program for videokonferanser har en egen funksjon der man kan vise frem det som er på skjermen. Vær klar over at andre kan overstyre dette dersom de trykker på fremvisning av sin skjerm.
    • Styret må bli enige om hvem som skal fremvise saksdokumentene. Det bør ikke være ordstyreren, fordi chatten kan være skjult for den som fremviser dokumentet. Det anbefales at alle saksdokumentene legges kronologisk i ett enkelt dokument og at den saken som behandles vises. Ettersom chatten vil være skjult for den som fremviser sin egen skjerm, må denne være pålogget via en annen plattform dersom vedkommende skal følge chatten og delta i stemmegivningen som øvrige medlemmer. Eventuelt kan det være en ansatt eller en ekstern person.
    • Det er fullt mulig å logge seg på samme møte via ulike plattformer. Husk i så fall på å slå av video og lyd på den maskinen der saksdokumentene deles, slik at det ikke blir ekko.
  • En person må ha ansvaret for å følge med på hvem som kommer og går på møtet.
    • Ved stemmegivning er det viktig å vite hvor mange som er til stede på årsmøtet. Et styremedlem bør følge med på om personer logger seg på og av møtet.
  • En person må ha ansvaret for å sjekke om de som logger seg på møtet er medlemmer med stemmerett
    • Personer som ikke har stemmerett eller møterett på årsmøtet, kan fjernes fra møtet.
  • En person må ha ansvaret for å telle stemme
  • En person må ha ansvaret for å utforme stemmeskjemaer dersom det skal avholdes skriftlig avstemming
    • Dersom det er flere kandidater til ett og samme tillitsverv, skal det gjennomføres skriftlig avstemming. Dette kan f.eks. gjøres via Microsoft Forms eller Google Forms.

Er det behov for særlige prosedyrer?

  • Må det vedtas en egen særlig forretningsorden?
    • Av hensyn til en god og forutsigbar gjennomføring av årsmøtet, anbefales det at det vedtas en forretningsorden som er tilpasset digitale møter.
  • Er det egne avstemmingsregler?
    • Avstemminger er ikke hemmelige, med mindre det kreves skriftlig votering eller det er personvalg blant flere kandidater. Se nærmere om skriftlig avstemming nedenfor.
    • Hvordan stemmegivningen foregår vil bl.a. være avhengig av antall medlemmer. Hvis det er få medlemmer til stede, kan man vurdere muntlig avstemming, ved at ordstyrer spør hver enkelt av de som er registrert som deltakere (fremgår innledningsvis av chatfunksjonen) om hva de stemmer. Alternativet er at deltakerne skriver sitt navn i chatten og hva de stemmer.
    • Hvilken avstemmingsprosedyre man velger må være avklart i begynnelsen av møtet, slikt at medlemmene vet hvordan det skal stemmes.
    • For å tilrettelegge for en avstemming bør ordstyrer ha en liste med alle de deltakende medlemmene, slik at den enkeltes stemme kan noteres underveis.
    • Se nærmere om avstemming nedenfor.
  • Er det egne måter å fremme forslag, saker eller kandidater på?
    • Når årsmøtet avholdes digitalt, medfører det at måten forslag fremmes på avviker fra et fysisk årsmøte. Styret bør fremme forslag til hvordan dette skal skje, gjennom en forretningsorden som vedtas av årsmøtet ved oppstart. Ved bruk av Teams eller Zoom vil det være naturlig å benytte chatfunksjonen som kanal for å fremme nye saker (kun ved godkjenning av saklisten) eller endringsforslag.
  • Chatfunksjonen
    • Det må fremkomme klart ved oppstart av møtet hvordan chatfunksjonen skal benyttes. Se nærmere nedenfor.
    • Chatten finner man ved å trykke på symbolet merket som en snakkeboble.
    • Ved oppstart av møtet bør styreleder påse at alle har fått tilgang til chatten.
    • Chatten skal kun benyttes til å be om ordet og avstemming og ikke merknader. Se nærmere nedenfor.

Oppstart av årsmøtet

  • Før årsmøtet starter
    • Medlemmer som trykker på lenken til Teams- eller Zoom-møtet vil automatisk få tilgang til og delta på årsmøtet. Forhold som styret/ordstyrer har behov for å avklare på forhånd seg imellom, bør derfor skje i forkant av årsmøtet og ved bruk av andre kommunikasjonskanaler enn den som skal benyttes til avholdelse av årsmøtet, f.eks. per telefon, e-post eller annet Teams/Zoom-møte.
  • Styreleder åpner årsmøtet
    • Det er styreleder som åpner årsmøtet og ønsker deltakerne velkommen.
  • Hvordan bør deltakerne kommunisere i systemet?
    • Styreleder må innledningsvis gjøre rede for hvordan det skal kommuniseres i systemet, hvordan medlemmer skal be om ordet, hvordan forslag skal fremmes osv. slik at alle kjenner til og er enige om en forsvarlig og god gjennomføringsmåte.

      Her er noen anbefalinger:
      • Alle skal slå av video og slå av lyden.
      • All kommunikasjon skjer via chatten.
      • Chatten skal kun brukes til:
        • Å be om ordet
        • Å stemme
        • Å informere om at man forlater årsmøtet.
      • Chatten skal ikke brukes til å dele synspunkter eller kommentere forhold. Dette kan med fordel gjentas med jevne mellomrom underveis i årsmøtet dersom chatten skulle bli brukt til dette.
      • Man ber om ordet ved å skrive «Jeg ber om ordet»/«Jeg ber om ordet til forretningsorden» e.l. i chatten.
      • Ingen kan ta ordet uten at styreleder/ordstyrer gir vedkommende tillatelse til å snakke.
      • Stemmegivning skjer ved at man skriver «ja» eller «nei», eller på annen måte dersom ordstyrer angir dette.
      • Alle funksjoner av betydning for lyd og chatten osv. må gjennomgås, slik at deltakerne er kjent med dem på forhånd.
      • Personer som forlater årsmøtet, må melde fra i chatten.
  • Pauser
    • Det vil være behov for pauser på årsmøtet, normalt oftere enn ved et fysisk møte. Det anbefales å ta en fem minutter pause omtrent hver halvtime.
  • Testavstemming
    • Den første avstemmingen bør kjøres som en test.
  • Nærmere om avstemming
    • Når årsmøtet går til votering, må ordstyrer være klar på hva medlemmene skal skrive i chatten. Ordstyrer må vurdere om det for en bestemt sak vil være hensiktsmessig å kjøre en kontraavstemming først, dvs. at de som støtter forslaget holder seg i ro mens de som ikke støtter forslaget avgir stemme.

      Hvis antallet deltakere er stort, og forslaget forventes å ha tilslutning blant et flertall av deltakerne, kan det være en fordel å først be om at de som stemmer mot et forslag avgir sin stemme. Deretter kan de som vil avstå fra å stemme tilkjennegi dette, og til slutt ber ordstyrer om at de som støtter forslaget avgir sin stemme. Så kan tallene vurderes opp mot antall godkjente stemmeberettigete medlemmer.

      Ordstyrer bør etter hver avstemming oppgi stemmeantallet for og mot forslaget, og antall som har stemt blankt, slik at dette kan legges inn i protokollen.
  • Nærmere om skriftlig avstemming
    • Dersom et medlem krever skriftlig avstemming i en bestemt sak eller det er flere kandidater til ett og samme tillitsverv, skal det gjennomføres skriftlig avstemming. Norges idrettsforbund har utarbeidet en bruksanvisning for hvordan en skriftlig avstemming kan gjennomføres i Teams.
    • Når stemmegivning er over bør resultatet av avstemningen limes inn i chatten, f.eks. ved bruk av skjermbilde/utklippsverktøy:
      For MacOS se her
      For Windows se her
    • Dersom avstemmingen viser at det foreligger flere stemmer enn det antall stemmeberettigede som er til stede, bør det gjennomføres en ny avstemming.
    • Det er viktig å understreke for medlemmene at de bare skal stemme én gang.
  • Endringsforslag
    • På et årsmøte er det anledning til å komme med endringsforslag til et forslag på saklisten. Dette må fremmes ved at man først ber om ordet og når man får ordet legger man forslaget ut i chatten.
Bør noen av deltakerne være lokalisert samme sted?

Organisasjonsleddet bør vurdere om det vil være hensiktsmessig at styret, eller i det minste styreleder er lokalisert samme sted som ordstyrer og protokollføreren, slik at disse kan kommunisere, dersom det f.eks. skulle oppstå tekniske problemer. Disse bør uansett ha planlagt for å kommunisere i en egen kanal som er atskilt fra andre medlemmer dersom det er hensiktsmessig for f.eks. å kunne kommunisere dersom det oppstår tekniske problemer med gjennomføringen. Det kan være f.eks. per SMS eller per e-post.

Hva gjør man hvis det underveis på årsmøtet blir klart at systemet ikke fungerer tilfredsstillende?

Ordstyrer bør beslutte at det tas en pause, slik at en får undersøkt eventuelle tekniske problemer som f.eks. dårlig lydkvalitet. Dersom de tekniske utfordringene ikke lar seg løse, må årsmøtet vurdere om det er forsvarlig å fortsette årsmøtet, eller om det skal utsettes. Det kan være at noen saker må besluttes, men andre saker utsettes til det kan avholdes et fysisk årsmøte.

Er det egne avstemmingsregler i digitale årsmøter?

Avstemminger er ikke hemmelige, med mindre det kreves skriftlig votering eller det er personvalg blant flere kandidater. Se nærmere om skriftlig avstemming nedenfor.

Hvordan stemmegivningen foregår vil bl.a. være avhengig av antall medlemmer. Hvis det er få medlemmer til stede, kan man vurdere muntlig avstemming, ved at ordstyrer spør hver enkelt av de som er registrert som deltakere (fremgår innledningsvis av chatfunksjonen) om hva de stemmer. Alternativet er at deltakerne skriver sitt navn i chatten og hva de stemmer.

Hvilken avstemmingsprosedyre man velger må være avklart i begynnelsen av møtet, slikt at medlemmene vet hvordan det skal stemmes.

Godkjenne de stemmeberettigede medlemmene

Under dette punktet på saklisten skal årsmøtet avklare hvor mange medlemmer med stemmerett som er til stede ved starten av årsmøtet.

Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigede medlemmer som minst tilsvarer antallet medlemmer i styret i henhold til vedtektene. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført, skal det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse.

Hvordan sikre at de som møter faktisk er de som har rett til å møte?

Alle må oppgi en e-postadresse for å kunne inviteres til møtet. Med mindre det er grunn til å tro noe annet, må man legge til grunn at et medlem som melder seg på gjennom den e-postadressen som fremgår av medlemsregisteret er den vedkommende utgir seg for å være.

Opptelling

Det må være mulig å telle de personer som er til stede på årsmøtet. Styreleder bør derfor ha en liste over alle som har meldt seg på, og i forkant ha avklart hvilke av disse som eventuelt ikke har stemmerett. Når årsmøtet er satt må styreleder notere ned hvor mange av deltakerne som er stemmeberettigede medlemmer. Antallet vil fremkomme ved å telle opp personer som registreres som deltakere i det digitale møtet.

Hvordan skille mellom de som har stemmerett og de som bare har møte- og forslagsrett?

Det er ikke mulig i Teams/Zoom å forhindre deltakere uten stemmerett å kunne avgi stemme. Dersom man bruker chattefunksjonen for å stemme, vil imidlertid navnet på de som stemmer fremkomme. Dersom det blant disse dukker opp personer som ikke har stemmerett, må disse stemmene avvises. Dersom det ved opptellingen viser at flere har stemt enn antall stemmeberettigede må det gjennomføres en ny avstemning. Eventuelt må saken utsettes til det er mulig å avholde et fysisk årsmøte.

Velge ordstyrer

Den første avstemmingen er valg av ordstyrer. Her bør styreleder, som har ledet møtet inntil nå, vurdere om det bør tas en prøveavstemning, for å sikre at alle medlemmer er kjent med systemet.

Styret skal i saksdokumentene ha fremmet forslag til ordstyrer(e). Ordstyrer(erne) behøver ikke å være medlem av foreningen/laget.

Når årsmøtet har foretatt valg av ordstyrer(e), overtar ordstyrer(erne) ledelsen av møtet.

Ordstyrer går nøye gjennom fremgangsmåten for møtet, at man vil ta seg god tid, at alle må være tålmodige med hverandre ved eventuelle utfordringer ved bruk av digitale verktøy, og at ordstyrer vil forklare hvordan møtet skal gjennomføres.

Velge protokollfører(e)

Styret fremmer forslag til to medlemmer som skal føre protokoll fra årsmøtet. Eventuelt er det ordstyrer som presenterer styrets forslag.

Valg av to medlemmer til å underskrive protokollen

Styret fremmer forslag til to medlemmer som skal underskrive protokollen. Eventuelt er det ordstyrer som presenterer styrets forslag.

Styret bør ha disse navnene klare og ha avklart med medlemmene at de aksepterer å påta seg oppgaven.

Godkjenning av innkalling

Under dette punktet på saklisten må ordstyrer avklare om innkallingen til årsmøtet godkjennes.

Ved innkalling i strid med kravene til en innkalling, avgjør årsmøtet under godkjenning av innkalling, om årsmøtet er lovlig innkalt. Dette innebærer at årsmøtet kan velge f.eks. å godkjenne en innkalling selv om innkallingen ble sendt ut for sent.

Dersom noen protesterer på at det er innkalt til et digitalt årsmøte, må grunnlaget for protesten vurderes. Det er tilstrekkelig med alminnelig flertall for å godkjenne innkallingen. Hvis innkallingen ikke godkjennes, må det digitale årsmøtet avsluttes. Styret må da vurdere hvordan det skal håndtere den oppståtte situasjonen, og om Norsk musikkråd bør kontaktes for bistand.

Godkjenning av saksliste

Det er styret som legger frem forslag til sakliste. Eventuelt er det ordstyrer som presenterer styrets forslag.

Ordstyrer gjennomgår saklisten og avklarer om det er spørsmål eller kommentarer til denne, og om saklisten kan godkjennes. Ved innkalling i strid med kravene til en innkalling, avgjør årsmøtet under godkjenning av saklisten, om det er saker som ikke kan behandles.

På årsmøtet kan det ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på den saklisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Andre saker kan føres opp på saklisten og behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigede vedtar det ved godkjenning av saklisten.

Dersom noen ønsker å fremme nye saker til behandling håndteres dette som normalt. Det er tilstrekkelig med alminnelig flertall for å godkjenne saklisten. Måten nye saker skal fremmes på, må på forhånd være avklart. Se over.

Godkjenne forretningsorden

Det er styret som legger frem forslag til forretningsorden. Eventuelt er det ordstyrer som presenterer styrets forslag.

Forretningsorden sier noe om hvordan årsmøtet skal ledes og gjennomføres, for eksempel hvordan forslag skal behandles, og hvor lang taletid den enkelte har.Det er forretningsorden som styrer hvordan årsmøtet skal gjennomføres. Den må derfor tilpasses at årsmøtet avholdes digitalt.

Det er viktig at ordstyrer går gjennom fremgangsmåten for årsmøtet grundig slik at alle klarer å følge med. Digital møteform stiller særlige krav til at ordstyrer forbereder seg godt til gjennomføringen av møtet.

Behandle årsberetning

Årsberetning er styrets redegjørelse for lagets/foreningens aktiviteter, dvs. en form for årsrapport.

Det er styret som er ansvarlig for å legge frem årsberetningen. Eventuelt er det ordstyrer som presenterer årsberetningen.

Styret/ordstyrer vil lese opp årsberetningen, og ber deltakerne om å tegne seg for eventuelle spørsmål i chatten. Man tegner seg ved å oppgi navnet sitt i chatten. Styret/ordstyrer kan da vise årsberetningen på skjermen, slik at deltakerne kan følge opplesingen. Styret/ordstyrer leser deretter opp årsberetningen, og gir styreleder ordet for kommentar. Deretter gir styret/ordstyrer de som har tegnet seg i chatten anledning til å stille spørsmål. For god ordens skyld bør han spørre alle om det er flere spørsmål når alle på listen har fått snakket. Deretter spør ordstyrer om det er noen som har innsigelser til at beretningen godkjennes.

Behandle regnskap i revidert stand

Regnskapet skal være revidert av enten valgte revisorer, eller engasjert revisor.

Hele regnskapet med resultatregnskap og balanse skal behandles. Kontrollkomiteens beretning skal også legges frem dersom laget har kontrollkomité. Merk at for årsmøtet 2020 skal kontrollkomiteen bare rapportere iht. de plikter som gjaldt for kontrollkomiteer frem til 31.12.19. Kontrollutvalget som velges på årsmøtet 2020, skal på årsmøtet 2021 rapportere iht. de plikter som gjelder for kontrollutvalg fra 1.1.2020.

Det er styret som legger frem regnskapet. Eventuelt er det ordstyrer som fremviser regnskapet, og lar styreleder/kasserer/økonomiansvarlig i laget om å redegjøre for hovedtallene. Deretter gir ordstyrer de som har tegnet seg i chatten anledning til å stille spørsmål.

Deretter spør ordstyrer om det er noen som har innsigelser til at regnskapet godkjennes.

Behandle forslag og saker

Under dette punktet på saklisten hører saker som styret eller andre medlemmer ønsker skal behandles av årsmøtet.

For at en sak skal behandles må den være oppført på den saklisten som er godkjent av årsmøtet. Se «Godkjenning av sakliste» over.

Der saken fremmes av styret, lager styret et forslag til vedtak. For innkomne forslag bør styret lage en uttalelse til forslaget, der det fremgår om styret støtter forslaget eller ikke.

Dersom det foreligger flere forslag som omhandler samme sak/tema, tilsier organisasjonspraksis at de mest ytterliggående forslagene behandles først og stemmes over. Dette gjelder også lovendringsforslag. Dersom det foreligger flere forslag om endring av vedtektene, eller andre bestemmelser, bør disse behandles etter hverandre i kronologisk rekkefølge. Slike endringer krever 2/3 flertall, og årsmøtet ikke kan behandle lovendringsforslag som ikke fremgår av den saklisten som er gjort tilgjengelig i forkant av årsmøtet, se ovenfor.

Dersom det foreligger andre forslag/saker fra medlemmene/årsmøtevalgte organer, går ordstyrer gjennom disse, og gir forslagsstillerne anledning til å presentere forslagene. Deltakerne bør få beskjed om at de kan tegne seg i chatten for å få ordet. Etter at forslagstiller har sagt sitt, får de som har tegnet seg ordet. Når ingen ytterligere medlemmer ønsker ordet, kan ordstyrer avslutte innleggene og gå over til stemmegivning.

Vedta budsjett

Under dette punktet fremlegger styret et forslag til budsjett. Eventuelt er det dirigenten som presenterer styrets forslag. Dette bør fremvises, og dirigenten bør be opplyst om noen av deltakerne har innsigelser til forslaget. Hvis ikke anses budsjettet vedtatt.

Valg

Alle lag bør minimum velge følgende tillitsverv:

  • Leder, nestleder, minst 1 ordinært styremedlem og minst 1 varamedlem

I tillegg må årsmøtet velge eventuelle øvrige tillitsverv som vedtektene foreskriver.Det er anledning til å velge tillitsvalgte til perioder som strekker seg ut over en ordinær årsmøteperiode, f.eks. at styrets leder velges for 2 år. I så fall må dette fremgå av vedtektene, slik at det ikke er tvil om hvor lang periode en person velges for.

Hvordan kan en skriftlig avstemming gjennomføres?

Dersom det er flere kandidater til ett og samme tillitsverv, skal det gjennomføres skriftlig avstemming.

Engasjere revisor

Det er styret som legger frem forslag til revisor. Eventuelt er det ordstyrer som presenterer styrets forslag.

Styret/ordstyrer oppgir styrets forslag til revisor, og spør deltakerne om det er andre forslag, eller om det er innsigelser til at den foreslåtte revisor velges. Hvis det ikke kommer andre forslag eller innsigelser, kan ordstyrer meddele at den foreslåtte revisor anses valgt.

Avslutning av årsmøtet

Møtet er nå gjennomført. Ordstyrer bør for ordens skyld spørre deltakerne om det er innsigelser eller kommentarer til gjennomføringen av møtet. Deretter avsluttes møtet.

Etter årsmøtet

Utarbeidelse av protokoll

Protokollfører(e) utarbeider en protokoll som underskrives av de to medlemmene som årsmøtet har valgt til å underskrive protokollen.

En årsmøteprotokoll er ikke et referat fra årsmøtet, og skal ikke inneholde sitater og ufyllende beskrivelser ut over det som er nødvendig.

Protokoll fra ordinært eller ekstraordinært årsmøte bør inneholde

  • navn på laget eller foreningen som har avholdt møte
  • dato og sted for årsmøtet
  • opplysning om hvor mange som var til stede, eventuelt hvem som deltok
  • valg av styre, med fullstendig oversikt over styrets sammensetning etter valget
  • informasjon om sakene som har vært til behandling/vedtak som er gjort

Årsmøteprotokollen skal underskrives av de som er valgt av årsmøtet til å skrive under.

Registrering i Brønnøysundregistrene, Frivillighetsregisteret mm.

Styret må sørge for å registrere endringer i styresammensetningen i Brønnøysundregistrene, og oppdatere opplysninger om tillitsverv mv. i sitt medlemsregister og på ev. hjemmeside.

For mer informasjon, se Brønnøysundregistrene sine nettsider.