Avvikling av årsmøter - coronavirus

Mars og april er årsmøtetid for mange lag og organisasjoner. Hvilke regler gjelder når man ikke kan gjennomføre årsmøtet i tråd med vedtektene?
Vi har fått advokatfoirmaet Nordhus & Aarø til å lage et notat om hva styret kan gjøre.

Her følger hovedpunktene i notatet. Hele notat kan lastes ned her.

Vedtektene er organisasjonens øverste myndighet. Det er styret som har ansvar for å lede organisasjonen i perioden mellom årsmøtene. Dette er normalt tatt inn som et punkt i vedtektene, men sev om dette ikke står konkret er det klar foreningsrettslig praksis at dette er tilfelle. Det er derfor styret som må avklare hvordan foreningen/organisasjonen skal forholde seg i corona-situasjonen, med bakgrunn i de bestemmelser som følger av preseptoriske (ufravikelige) lover og vedtak fattet av sentrale og lokale myndigheter.

Gjennomføring av årsmøtet ved avvik fra foreningens vedtekter

Av foreningsretten følger det at det er styret (dersom ikke annet er bestemt) som har ansvaret for både å lede foreningen mellom årsmøtene samt innkalle til nytt årsmøte. Dette innebærer en plikt til å drifte foreningen etter beste evne i samsvar med dens vedtekter og foreningsretten ellers, samt å ta nødvendige beslutninger på foreningens vegne, herunder å vedta hvordan foreningen skal forholde seg i den pågående coronasituasjonen. Dette ansvaret omfatter også en plikt for styret til å avklare hvordan foreningen skal håndtere årets årsmøte.

Elektronisk årsmøte eller utsette årsmøtet?

Styret må vurdere hva som er mest hensiktsmessig, ut fra en totalvurdering. Dette innebærer bl.a. en vurdering av viktigheten av å opprettholde opprinnelig dato i forhold til saker som er til behandling. Dersom årsmøtet skal behandle saker som kan anses som kontroversielle trekker dette i retning av en utsettelse siden elektroniske møter ikke er så egnet til behandling av slike saker. Dersom årsmøtet i større grad mer er å anse som en formell arena for godkjenning av årsmelding og regnskap, enkel behandling av budsjett og handlingsplan samt gjennomføring av valg i tråd med valgkomiteens innstilling (der det er kandidater til alle poster og der man ikke venter/har tradisjon for benkeforslag) trekker dette mer i retning av at et elektronisk årsmøte kan vurderes.

Hvis styret ikke er vedtaksført (dvs at et ikke er tilstrekkelig styremedlemmer til å fatte vedtak ut fra vedtektenes bestemmelser), bør det primært avholdes elektronisk årsmøte. Om elektronisk årsmøte ikke er mulig, kan styret supplere seg selv inntil nytt årsmøte er avholdt. Ifølge foreningsdemokratiprinsippet kan imidlertid ikke dette styret sitte lengre enn det som er nødvendig for å kunne gjennomføre årsmøte hvor nytt styre kan velges.

Elektronisk årsmøte?

  • Det vil i utgangspunktet være mulig å gjennomføre årsmøtet elektronisk om ikke annet følger av vedtektene.
  • Dette forutsetter at medlemmene både har tilgang til nødvendige tekniske hjelpemidler og at medlemmene har de nødvendige forutsetningene for å bruke disse. I praksis betyr dette at den tekniske løsningen er så enkel at alle medlemmene kan delta, og har tilstrekkelig kompetanse til det.
  • Hvis styret konkluderer med at årsmøtet kan avvikles elektronisk, skal innkallingen og agenda være i henhold til foreningens vedtekter. Det er viktig at det elektroniske årsmøtet godkjenner innkallingen ved alminnelig flertall.

Utsette årsmøtet?

Hvis styret mener at det ikke er forsvarlig å avholde årsmøtet elektronisk, fortsetter styret sitt arbeid inntil nytt årsmøte kan avholdes.

  • Ifølge foreningsdemokratiprinsippet kan ikke styret sitte lengre enn det som er nødvendig for å kunne gjennomføre årsmøte hvor nytt styre kan velges.
  • Dette betyr at styret må følge sentrale og lokale myndigheter bestemmelser, og at styret er forpliktet gjennomføre årsmøtet så fort det er praktisk mulig og innenfor de rammer som er satt i foreningens vedtekter.
  • Vurderingen av "praktisk mulig" kan for landsorganisasjoner også innebære en vurdering om utsettelse til neste år. Om et styre velger å utsette årsmøtet til året etter må dette i så fall være godt begrunnet utfra f.eks. foreningens økonomiske situasjon eller andre spesielle omstendigheter i den enkelte forening. I nasjonale foreninger kan det f.eks. tenkes at det vil være mest økonomisk forsvarlig å avvente gjennomføringen av årsmøte til andre sentrale samlinger som er planlagt i foreningen.
  • En problemstilling som kan oppstå ved at foreningens årsmøte utsettes, er at deler av styret trekker seg. Hvis styret fortsatt er vedtaksført i henhold til foreningens vedtekter, vil styret kunne drives videre. Om styret ikke skulle være vedtaksføre, vil gjennomføring av elektroniske valg være en mulighet. Hvis dette ikke er mulig, må det sittende styret kunne supplere seg selv. For å ivareta foreningsdemokratiprinsippet er det i så fall viktig at årsmøtet med nytt valg av styret skjer så fort dette er praktisk mulig å få til. Slike suppleringsvalg stiller også krav til at de gjenværende styremedlemmene ikke har egen interesse i de valgene som gjennomføres.